En platform, der matcher behovene hos mange advokatfirmaer

Andre advokatfirmaer bør følge trop

I april 2019 søgte advokatfirmaet Bech-Bruun efter en platform til at hjælpe dem med at overholde de voksende lovgivnings- og dokumentationskrav vedrørende KYC og GDPR. Bech-Bruun havde også brug for at finde en ordentlig måde at håndtere personlige oplysninger om deres kunder og medarbejdere på. Valget faldt på NewBanking Identity-platformen, der fik trækkraft hos et stigende antal advokatfirmaer.

„Vi var nødt til at foretage en systematisk indsamling af KYC-dokumentation, samtidig med at vi opfyldte alle vores forpligtelser med GDPR. Derfor søgte vi efter et system til at håndtere disse procedurer. Alternativet var at udvikle et system selv, men NewBanking's platform markerede langt de fleste af vores bokse. Desuden var de meget imødekommende over for vores specifikke ønsker og behov. Derfor valgte vi dem.“ siger Martin Riber Povlsen, CFO og Head of Compliance hos Bech-Bruun.

Hos Bech-Bruun arbejder i alt 11 medarbejdere for at sikre, at advokatfirmaet overholder lovgivningen inden for KYC (Kend Your Customer) og GDPR (General Data Protection Regulation).

Normalt er korrekt datahåndtering et ansvar, der fordeles på tværs af flere enheder i organisationen, men Bech-Bruun har indkøbt alt til at blive håndteret af en udpeget Compliance Department. Dette ændrer dog ikke deres præference for platformen. NewBanking Identity platformen er blevet en naturlig del af arbejdsdagsrangeringen sammen med Word og Excel.

“ Vi bruger platformen til alle vores forpligtelser inden for KYC, og vi er allerede aktive med tusindvis af identiteter på platformen. Som følge heraf giver vi alle vores kunder en ensartet proces til indhentning og opbevaring af dokumentation på en juridisk korrekt måde. Derudover er processerne for at verificere gyldigheden af pas og kørekort nu automatiseret.“ siger Martin Riber Povlsen og fortsætter:

„Hvis vi ikke havde disse compliance-processer styret af en passende platform, ville vi enten kæmpe for at levere vores service, eller vi skulle bruge mange timer på at løse opgaverne manuelt. Som advokatfirma er det vigtigt at sikre vores kunders korrekte onboarding og rådgive klienter i henhold til de gældende KYC- og GDPR-procedurer.“

Legaltech skyder fremad

Kravene er de samme for alle advokatfirmaer vedrørende KYC-kompatibel klientonboarding og GDPR-kompatibel lagring af personoplysninger. Derfor mener Bech-Bruun, at det vil være en fordel for advokatfirmaer og deres klienter at bruge den samme platform.

“ Det bliver lettere for alle, hvis klienterne vænner sig til en fælles platform til upload af dokumentation af forskellig art - også når de deler data mellem advokatfirmaerne“, siger Martin Riber Povlsen.

Ifølge Christian Visti Larsen, CEO og medstifter af NewBanking, er hele LegalTech-branchen i hurtig udvikling, og med god grund:

“ Advokatbranchen har set, hvordan ny teknologi har betydet store ændringer i andre brancher, og nu, på grund af streng KYC- og GDPR-lovgivning, er ændringer i, hvordan advokatfirmaer opererer uundgåelige. Desuden har mange indset, at smarte it-platforme kan gøre mere end blot at sikre omkostningsbesparelser i deres administrative arbejde. Teknologien kan også være en indtægtskilde, når den bruges til at servicere deres kunder. Der er et enormt marked for advokatfirmaer med adgang til systemer og knowhow, der gør en forskel for klienterne.“ siger Christian Visti Larsen, der allerede har set flere eksempler på dette i advokatbranchen.

Christian Visti Larsen rammer NewBanking Identity som en platform, der supplerer advokatfirmaernes eksisterende systemer ved håndtering af klientsager. „Normalt er der et advokatfirma repræsenteret på begge sider af en retssag, og derfor er det en stor fordel for alle parter, hvis de kan bruge en delt platform“, forklarer han.

Holder styr på strafferegistre

Ud over at bruge platformen til at håndtere klientoplysninger bruger Bech-Bruun den også til at understøtte andre administrative opgaver, såsom ansvarlig gennemgang af medarbejdernes strafferegistre.

Martin Riber Povlsen krediterer NewBanking for at være meget tilfreds med Bech-Bruuns behov i den fortsatte udvikling af platformen. Derfor har Bech-Bruun nu en platform, der matcher behovene i deres forretning og behovene hos mange andre advokatfirmaer.

“ Platformen automatiserer og systematiserer processer, som er nemme at dokumentere i tilfælde af en revision. I stedet for at udvikle et eget system, har vi nu en platform, der automatisk udvikler sig med vores behov. Det gør os meget tilfredse,“ siger Martin Riber Povlsen.