Selvevaluering: Giver det mening for dig at investere i et KYC-system?

Både den juridiske og den finansielle industri oplever et betydeligt skift i, hvordan Know Your Customer (KYC) processer styres.

Manuelle metoder, der engang var standard, erstattes af automatiserede systemer. Denne ændring kommer fra øget global forretning, flere regler og kompleks økonomisk kriminalitet.

Kunderne ønsker hurtigere service

Tilsynsmyndigheder pålægger store bøder for fejl.

Automatiserede KYC-systemer tilbyder en måde at løse disse problemer på.

Overvejer du skiftet fra manuelle til automatiserede KYC-processer? Denne vejledning hjælper dig med at evaluere dine nuværende metoder i forhold til automatiseringspotentialet.

Anslå, hvor meget tid du bruger:

Når du får en ny kunde

Hvor lang tid tager det for en af jer at:

• Skriv en e-mail/ring og spørg efter information?
• Opfølgning (hvis klienten ikke svarer)?
• Tjek ID?
• Kontroller PEP-status?
• Kontroller for sanktioner/negative medier?
• Foretag sagen og klientens risikovurdering?
• Gem oplysningerne på det rigtige sted?

Hvad er lønnen til den person, der udfører disse opgaver?

Hvis det er en virksomhedskunde:

• Gør alt nævnt ovenfor for at verificere de reelle ejere?
• Sørg for, at du kender alle de reelle ejere?
• Bekræft virksomhedsoplysningerne i officielle registre?
• Tjek virksomheden for sanktioner/negative medier?

Og hvad kræver det af dine kunder?

Overvej kundens perspektiv:

• Flere anmodninger om oplysninger, ofte overflødige
• Lange ventetider under onboarding-processen
• Frustration over gentagne opfølgninger
• Potentielt tab af forretningsmuligheder på grund af forsinkelser
• Forvirring om omfanget af de krævede oplysninger
• Bekymringer om databeskyttelse og sikkerhed

For at sikre, at disse trin følges:

• Løbende overvågning af dine kunder?
• At de manuelle procedurer opdateres regelmæssigt?
• Løbende kontrol af de manuelle procedurer?
• Korrekt dokumentation af risikovurderinger, når forholdet indledes, og hvis det ændrer sig?
• At verifikation af data kan dokumenteres?
• Et overblik over alle dine kunders risikoprofiler
• En oversigt over antallet af klienter, der er PEP
• At alle kunderelationer er godkendt
• At du ved og husker, når du har brug for at verificere dine kunders data igen
• At der ikke er nogen personlige oplysninger om klienter gemt i e-mails?
• At alle klientdata arkiveres og rettidigt slettes
• At du ved præcis, hvem der har adgang til hvilke oplysninger og kan dokumentere, hvem der har eller har haft adgang.
• At du kan fortælle dine kunder, hvilke data du håndterer, og hvorfor.

Hvor sandsynligt er det, at du laver en fejl eller glemmer et skridt, når du har travlt?

Når der er en revision

• Hvor meget tid har du brug for til at forberede dig til en revision, når du skal dokumentere, hvad du gør, og beviserne ligger i e-mails og mapper fra forskellige kolleger?
• Kan du trække en liste med det kundeoverblik, som myndighederne kræver ved en revision? Liste over høj, medium og lav risiko, forskellige jurisdiktioner osv.
• Kan du give disse data om de klienter, der er valgt til kontrol?

Nu hvor vi er ved det, har du husket at foretage din virksomhedsdækkende risikovurdering og dokumentere dine politikker og procedurer? - hvis det ikke skrives ned og gennemgås årligt, tæller det ikke.

Hvilke opgaver kan du bruge din tid på i stedet?

Overvej konsekvenserne

Hvis dine kunder ikke er tilfredse

• Hvor mange vælger et andet firma, hvor klientens onboarding er lettere?

Hvis du ikke består en revision

• Hvad vil det betyde for dit omdømme, hvis du får en sanktion, en bøde, og at det er offentligt kendt?
• En sanktion kan også resultere i, at din virksomhed bliver sat på offentlige risikolister, og derefter vil dine forretningspartnere kræve en forbedret AML-kontrol af din virksomhed, før de kan arbejde sammen med dig.

Hvis det går helt galt

• Hvad vil det betyde, hvis de kriminelle får fat i dig, og du ubevidst deltager i hvidvaskning af penge og/eller finansiering af terrorisme?
• Hvor stor en bøde får du?
• Hvad vil det betyde for dit omdømme?
• Hvem af jer risikerer i værste fald at gå i fængsel, hvis dine politikker, procedurer og kontroller ikke er gode nok?

Fordelene ved et automatiseret KYC-system

✓ Forøg onboarding-konverteringsraterne med 60%
✓ Reducer omkostningerne ved at køre AML-overholdelsesoperationer med 75%
✓ Forbedre dit compliance-teams produktivitet 3-4 gange i gennemsnit
✓ Giv dine kunder et godt førsteindtryk med en professionel onboarding
✓ Stop de kriminelle, undgå bøder og bliv GDPR- og AML-kompatibel

Automatiserede systemer reducerer tiden brugt på gentagne opgaver. Dette frigør dit team til at fokusere på komplekse risikovurderinger og strategisk overholdelsesplanlægning. KYC-politikker anvendes konsekvent, med opdateringer i realtid og omfattende revisionsspor.

Disse systemer øger dit forsvar mod økonomisk kriminalitet. De genererer revisionsspor til lovgivningsmæssige inspektioner og registrerer mistænkelige aktiviteter hurtigere gennem overvågning i realtid. Dette begrænser kriminel udnyttelse, beskytter dit omdømme, og hjælper med at undgå lovgivningsmæssige sanktioner.

Dit team kan koncentrere sig om højrisikosager og compliance planlægning. KYC-politikker anvendes ensartet på tværs af alle klienter, hvilket reducerer menneskelige fejl - et almindeligt revisionsproblem. Efterhånden som lovgivningsmæssig kontrol og bøder stiger, styrker automatiseret KYC risikostyring og opretholder problemfri drift.

Overvej hvordan automatisering kan forbedre dine arbejdsgange, forbedre nøjagtigheden og øge dit teams evne til at imødekomme voksende lovkrav.

Ikke sikker på, om et automatiseret KYC-system er det rigtige for dig? Kontakt os. Vi er her for at rådgive baseret på dine specifikke behov.

‍

_____________________

Tilmeld dig her for at få flere nyheder, opdateringer og begivenhedsinvitationer fra Meo!